Hvad er en forretningsorden, hvorfor er den vigtig og hvem skal bruge den?

Hvad er en forretningsorden?

En forretningsorden er et lovpligtigt dokument, som har til formål at sætte rammerne for bestyrelsens arbejdsopgaver. Bestyrelsen har flere lovpligtige opgaver, men også en række andre opgaver hvor en forretningsorden kan være et redskab for bestyrelsen til at træffe nærmere bestemmelser om udførelsen af bestyrelsesmedlemmernes arbejdsopgaver.

En forretningsorden skal sikre, at bestyrelsens arbejde foregår på en hensigtsmæssig måde samtidig med, at det kan gøre det lettere for eventuelle nye bestyrelsesmedlemmer at sætte sig ind i udførelsen af arbejdsopgaverne i den tiltrådte rolle.

Det følger af Selskabsloven § 130, at et aktie- eller anpartsselskab skal udarbejde en forretningsorden, såfremt bestyrelsen består af flere medlemmer. Har man et selskab, hvor det øverste ledelsesorgan er en direktion, er en forretningsorden ikke lovpligtig, det kan dog stadig være en god idé at udarbejde en, da den, som nævnt, er med til at sætte retningslinjer for ledelsens arbejde i selskabet, der er udformet i enighed med alle medlemmer i ledelsen.

Ved udformningen af forretningsordenen skal der tages udgangspunkt i selskabets virksomhed og behov. En forretningsorden skal derfor tilpasses det enkelte selskab, og der kan således være stor forskel på indholdet.

Ved udformningen af forretningsordenen skal der tages udgangspunkt i selskabets drift og konkrete behov. En forretningsorden skal derfor tilpasses det enkelte aktie- eller anpartsselskab, og der kan således være stor forskel på indholdet.

Udformning og Indhold af Forretningsordenen

Ved udformningen af forretningsordenen bør bestyrelsen tage stilling til om forretningsordenen bl.a. skal indeholde bestemmelser om:

• selskabets struktur,
• arbejdsdeling,
• tilsyn med direktionens daglige ledelse
• føring af bøger, protokoller m.v.,
• skriftlige og elektroniske møder,
• tavshedspligt,
• suppleanter,
• regnskabskontrol,
• underskrivelse af revisionsprotokol og
• sikring af tilstedeværelsen af det nødvendige grundlag for revision.

En forretningsorden skal ikke forveksles med selskabets vedtægter. Såfremt forretningsordenens indhold ikke stemmer overens med vedtægterne, vil det altid være vedtægterne der gælder. Forretningsordenen kan dermed heller ikke give bestyrelsesmedlemmer rettigheder eller bemyndigelser, som ikke også givet til dem i vedtægterne.

Som det kan læses, er en forretningsorden ikke kun, i nogle tilfælde lovpligtig, men også et vigtigt supplement til et selskabs virksomhedsdrift, hvorfor det er væsentligt at den opfylder selskabets behov, således at driften er struktureret optimalt og driften kan ske på en forsvarlig måde.