Forretningsorden
Hvad er en forretningsorden, hvorfor skal man have den og hvem skal bruge den?
En forretningsorden er et lovpligtigt dokument for anparts- og aktieselskaber med et bestyrelsesorgan, som har til formål at sætte rammerne for dette ledelsesorgans arbejdsopgaver og arbejdsprocesser. Et anpartsselskabs og aktieselskabs ledelsesorganer har mange opgaver og ansvarsområder som følger af selskabsloven, men også en række andre opgaver hvor en forretningsorden kan være et redskab for ledelsen til træffe nærmere bestemmelser om udførelsen af ledelsesmedlemmernes arbejdsopgaver.
En forretningsorden skal altså sikre, at ledelsens arbejde foregå på en hensigtsmæssig måde samtidig med, at det kan gøre det lettere for eventuelle nye ledelsesmedlemmer at sætte sig ind i udførelsen af arbejdsopgaverne i den tiltrådte rolle.
Det følger af Selskabslovens § 130, at et aktie- eller anpartsselskab skal udarbejde en forretningsorden, såfremt bestyrelsen består af flere medlemmer. Har man et selskab, hvor det øverste ledelsesorgan er en direktion, er en forretningsorden ikke lovpligtig, men det kan dog stadig være en god idé at få udarbejdet sådan et dokument, da den er med til at sætte nogle retningslinjer for ledelsens arbejde i anpartsselskabet eller aktieselskabet.
Ved udformningen af forretningsordenen skal der tages udgangspunkt i selskabets drift og konkrete behov. En forretningsorden skal derfor tilpasses det enkelte aktie- eller anpartsselskab, og der kan således være stor forskel på indholdet.
Ved udformningen af forretningsordenen bør bestyrelsen tage stilling til om forretningsordenen bl.a. skal indeholde bestemmelser om:
- selskabets struktur,
- arbejdsdeling,
- tilsyn med direktionens daglige ledelse
- føring af bøger, protokoller m.v.,
- skriftlige og elektroniske møder,
- tavshedspligt,
- suppleanter,
- regnskabskontrol,
- underskrivelse af revisionsprotokol og
- sikring af tilstedeværelsen af det nødvendige grundlag for revision.
En forretningsorden skal ikke forveksles med selskabets vedtægter. Såfremt forretningsordenens indhold ikke stemmer overens med vedtægterne, vil det som udgangspunkt være vedtægterne, som man først og fremmest bør forholde sig til som ledelse. Forretningsordenen kan dermed som udgangspunkt heller ikke give bestyrelsesmedlemmer rettigheder eller bemyndigelser, som ikke også er givet til dem i vedtægterne.
En forretningsorden er et vigtigt styringsredskab til et selskabs ledelse, hvorfor det også er væsentligt at den opfylder selskabets behov således at det drives på en struktureret forsvarlig måde.
Spørgsmål?
Har du spørgsmål til forretningsorden i aktieselskaber og anpartsselskaber? Eller har du andre erhvervsjuridiske problemstillinger er du mere end velkommen til at kontakte:
VIL DU TALE MED EN ERHVERVSJURIST?